Если вы менеджер проекта, ваш календарь, скорее всего, похож на мой: стендапы, синки со стейкхолдерами, созвоны с подрядчиками, steering committee и десяток звонков типа «есть минутка?». Бесконечный поток. Тайм-блокинг спас мои нервы и проекты. Суть проста: я ставлю встречи с собой, чтобы сделать ключевую работу,— и защищаю эти встречи, как любые другие.
Что такое тайм-блокинг?
Тайм-блокинг — это когда вы ставите конкретные задачи в календарь со стартом и финишем, как обычную встречу. Ключ — конкретика и намерение выполнить задачу.
Первой такой задачей в моем календаре стала, догадайтесь какая? — «Обед» — ! В случае с перегрузками встреч обед страдал больше всего, его просто «съедали» конкурирующие встречи. Пришлось от них защититься, назначив встречу с самим собой.
Почему тайм-блокинг работает для менеджеров проектов
- Меньше переключений контекста: Если я в блоке по роадмапу, а мне пишут про миграцию данных, я отвечаю: «У меня блок по миграции в 14:00 — можем дождаться?» Эта маленькая фраза защищает фокус и качество.
- Реалистичный план вместо бесконечного списка: Видя задачи на календаре, проще честно оценить загрузку. Неделя забита? Переговорю сроки или объем работы, а не пообещаю невозможное.
- Защищает глубокую работу PM: планирование, анализ рисков, бюджеты, нарратив для стейкхолдеров — это требует тишины и концентрации.
Два способа внедрить тайм-блокинг
- Ставить блоки в основной рабочий календарь
- Плюсы: Вы заняты, и поверх не бронируют встречи.
- Минусы: Свободных слотов для встреч меньше (в этом и смысл).
- Совет: Называйте блоки понятно для других: «Фокус: финализация недельного отчета» лучше, чем «Занят».
- Создать вторичный календарь-оверлей или встречи с типом (Free, Tentative)
- Плюсы: Вы видите свой план, но не блокируете чужие брони.
- Минусы: Ваши блоки легче «снесут» новыми встречами.
Я действую ситуативно, но чаще предпочитаю первый вариант.
Как я оцениваю время для тайм блоков. Раньше мои оценки были слишком оптимистичны. Теперь я делаю так:
- Определить все ли вводные для начала работы у меня есть? Требования, данные, доступы, комментарии прошлые версии.
- Определить что будет значить «готово»? Например, «статус готов» = метрики обновлены, риски переоценены, комментарии вычитаны, разослано.
- На сколько энергозатратная задача: Сложные задачи — на утро, рутину — когда сил меньше.
Типичные ошибки тайм-блокинга (и простые решения)
- Слишком общие формулировки: «Deep work» — это ни о чем. Пишите конкретно: «Черновик плана по миграции v1».
- Перебор с планом: Начните с трех ключевых блоков в день. Оставляйте буферы между митингами.
- Забыли про базовые вещи: Запланируйте обед, почту, административку. Иначе они пропадут, а эффективность — тоже.
- «Срочное» выдергивает из блоков: Введите простую триаж-логику. P1 = влияние на клиента или дедлайн у руководства сегодня. P2 = важно, но дождется следующего блока.
- «Нет времени» для тайм-блокинга: Пересмотрите свои текущие встречи. Отмените/укоротите регулярки без результатов. Объедините мелкие темы в еженедельные встречи.
- Удаление блоков: Не удаляйте — переносите. Я себе разрешаю только перенести, но не убрать.
- Прервали на что-то срочное, так-же перенесите блок
Простой сетап за 30 минут
- Выберите 3 главных результата недели (не задачи, а результаты).
- Пример: «Получить апрув плана Фазы 2», «Спланировать спринт», «Создать отчет о затратах».
- Разбейте их на блоки по 60–90 минут.
- Расставьте блоки в часы лучшего фокуса.
- Добавьте буферы: по 15 минут после тяжелых встреч; один ежедневный админ-блок; обед.
- Защитите блоки: Включите статус «Не беспокоить».
- Ревью в пятницу: Что съехало? Почему? Подкорректируйте оценки и шпаргалку.
Пример реальной недели PM
- Понедельник
- 10:00–11:30: Спринт-отчет—анализ, написание
- 13:30–14:15: Обновление роадмапа в Jira
- Вторник
- 10:00–11:00: План сессии по рискам + инвайты
- 13:00–14:00: Обновление RAID; назначение владельцев
- Среда
- 9:30–11:00: Черновик change request (объем, влияние, бюджет)
- 14:30–15:00: Подготовка к 1:1 (топики, обратная связь, блокеры)
- Четверг
- 10:00–11:00: SOW и комментарии
- 14:00–15:00: Редактура runbook по миграции данных
- Пятница
- 9:00–9:30: Финал статуса; рассылка
- 13:00–13:45: Подготовка к грумингу
- 16:00–16:30: Еженедельное ревью и планирование следующей недели
Инструменты и настройки, которые помогают
- Календарь: Google/Outlook Focus Time; статус Busy и авто-отклонение пересечений.
- Коммуникации: Статус в Slack/Teams с коротким SLA; режим Do Not Disturb во время блоков.
- Задачи: Линкуйте события календаря к карточкам в Jira/Asana/Trello, чтобы сразу открывать работу.
Тайм-блокинг для agile и кросс-функциональных команд
- Agile: Блокируйте время на подготовку рефайнмента, спринт-обзора и заметок к ретро. Это такие же deliverables.
- Разные часовые пояса: Один дневной «перекрывающийся» слот под встречи; вокруг — фокус-блоки под соло-задачи.
- Видимость для руководства: Дайте read-only доступ к вашему календарю, чтобы было ясно, когда вы доступны и что двигаете.
Итог
Тайм-блокинг — не про жесткость, а про осознанность. Ценность PM — ясность, предсказуемость и результат. Поместите самое важное в календарь и приходите на встречу с самим собой. Начните с трех фокус-блоков на этой неделе, назовите их конкретно и не удаляйте — только переносите. Через пару недель вы почувствуете разницу в уровне стресса, доверии стейкхолдеров и скорости доставки.
